Toute entreprise a besoin d'un plan d'urgence
La situation du coronavirus rappelle aux entreprises du monde entier que les employés, les opérations financières, les chaînes d'approvisionnement et les relations avec les clients peuvent tous être affectés. Les fraudeurs et les cybercriminels pourraient également y voir une occasion de prendre votre entreprise au dépourvu.

C'est pourquoi toute entreprise a besoin d'un plan pour faire face aux perturbations avec clarté, confiance et un calme relatif. Chez Chase, nous disposons de nos propres protocoles de résilience ainsi que d'outils et de soutien pour garantir que votre entreprise est prête. Nous sommes là pour vous aider.

L'anatomie d'un plan
Un bon plan identifie d'abord les perturbations les plus probables. Séparer le probable du possible vous aide à définir des tactiques réalistes et des objectifs réalisables. Les perturbations se présentent sous de nombreuses formes :

  • Environnement - incendies, inondations, tremblements de terre
    • Les fournitures d'urgence sont-elles facilement disponibles? Vos fournisseurs seront-ils touchés?
  • Violations de données technologiques, coupures de courant, logiciels malveillants et attaques par déni de service
    • Disposez-vous d'une technologie de secours? Serez-vous en mesure de recevoir des paiements de vos clients?
  • Absence prolongée du personnel pour des raisons de santé ou de maladie
    • Comment allez-vous faire face à une absence prolongée de vos employés pour des raisons de santé ou de maladie?

Quel que soit le type de perturbation, un bon plan répondra à de nombreuses questions essentielles :

  • Quels systèmes et processus seront probablement touchés?
  • Qui doit être informé?
  • Quand faut-il prendre des mesures spécifiques, par ordre de priorité?
  • Où votre entreprise va-t-elle exercer ses activités?
  • Comment les circonstances vont-elles changer la façon dont les employés font leur travail?

Pour commencer
Vous avez identifié les perturbations probables. En fonction des possibilités identifiées, votre réponse devra varier.

Élaborez un plan de continuité pour chaque scénario. En cas de violation potentielle des données ou d'attaques de logiciels malveillants, avertissez immédiatement Chase, ainsi que vos clients et fournisseurs. Dans une situation où les systèmes de paiement pourraient être perturbés, mettez en place des options de sauvegarde si les paiements doivent être effectués à distance.

En fin de compte, vous voulez protéger vos employés, stabiliser votre chaîne d'approvisionnement et rester en contact étroit avec vos clients.

  • Draw Élaborez des pratiques sanitaires et des plans d'évacuation adaptés à chaque scénario. Connaissez votre protocole de sécurisation des installations et des données.
  • Analysez et ajustez les budgets de trésorerie afin de pouvoir payer les employés et les factures à temps. Établir des alternatives pour la distribution des chèques de paie.
  • Restez en communication étroite avec les fournisseurs, les institutions financières et les partenaires externes existants.
  • Indiquez clairement quels fournisseurs, prestataires de services et vendeurs vous devez payer, y compris le montant et le délai de paiement. Envisagez de conserver des copies numériques et imprimées des informations essentielles sur les fournisseurs.
  • Donnez la priorité aux transactions, qu’elles soient à délai de livraison critique, urgentes ou programmées.
  • Gardez un œil sur les canaux de communication avec les clients. Ne négligez pas les médias sociaux.
Emplacement, emplacement, emplacement
Pour certaines entreprises, un emplacement physique est essentiel à la poursuite de leurs activités. Cela peut impliquer de disposer d'autres sites et d'installations de secours.
  • Pouvez-vous rapidement déplacer les opérations comptables vers un autre lieu en cas de crise? Assurez-vous d'avoir accès aux outils nécessaires pour effectuer les paiements urgents, tels que les salaires et les impôts.
  • Vous pourriez avoir besoin d'un accès Wi-Fi ou de fournitures et d'équipements supplémentaires, comme des ordinateurs et des bordereaux de dépôt.
  • Demandez-vous si l'assurance de votre entreprise couvre une perte financière importante résultant d'une fermeture ou d'une rupture de la chaîne d'approvisionnement.
  • Si votre entreprise dépend fortement d'une vitrine physique, envisagez d'investir dans votre présence numérique pour aider les clients à vous trouver.
  • Comment le flux de travail sera-t-il affecté sur les sites de secours ou pour les employés travaillant à domicile? Peuvent-ils accéder à des ressources importantes, telles que les identifiants bancaires, les mots de passe et les listes de comptes fournisseurs? Confirmez que l'accès à distance et les identifiants de connexion sont à jour et que les employés ont un accès à distance.
Communication
Vous avez bien réfléchi aux éventualités et documenté votre plan. Pour le rendre efficace, vous aurez besoin d'une communication claire et détaillée.
  • Quelle est la chaîne de commandement en cas d'urgence ? Qui assume les principales responsabilités si les responsables habituels ne sont pas en mesure de le faire? Fixez des attentes. Définissez des rôles et des actions spécifiques.
  • Désignez une équipe de direction responsable de l'intervention immédiate et de la sécurité des employés.
  • Si votre site d'urgence est loué, communiquez avec les locataires au sujet de l'attribution des locaux en cas d'urgence. 
  • Ouvrez des lignes de communication avec ceux qui se trouvent au-delà de vos murs. N'oubliez pas d'inclure vos clients, vos fournisseurs et les institutions bancaires. Les organismes publics et les services locaux doivent également connaître votre plan. 
  • Documentez et diffusez toutes les informations ci-dessus.
Le partage et la communication de votre plan sont essentiels, mais ne le laissez pas s'empoussiérer. Intégrez la préparation dans votre culture.
  • Organisez des formations et des séances de questions-réponses. Envisagez de fournir des ressources en ligne ou de faire appel à des conférenciers pour partager vos expériences et vos meilleures pratiques.
  • Encouragez la participation. Par exemple, organisez un quiz sur la préparation aux perturbations et récompensez les personnes qui obtiennent un score parfait.
  • Mettez votre plan en pratique. Faites une simulation « théorique » de crises scénarisées.
  • Mettez régulièrement à jour les informations relatives aux urgences et aux contacts. 
Après une perturbation
Même après la fin d'une crise, vous devez rester vigilant.
  • Surveiller les services bancaires et la paie pour en assurer la cohérence.
  • Restez vigilants. Les entreprises sont plus vulnérables à la cybercriminalité et à la fraude en période de crise.
  • Faites preuve d'empathie. Tenez compte des besoins émotionnels des employés après la crise. Dans certains cas, vous devrez être prêt à leur offrir un accès à des ressources de soutien.
En mettant l'accent sur la préparation et en incluant tout le monde dans le processus, vous aidez votre entreprise à minimiser les perturbations et vous envoyez un message important : Vous vous souciez de votre entreprise, et vous vous souciez aussi profondément de vos clients.

Chase s'engage envers vous et votre entreprise
Nous sommes là pour vous quand vous avez besoin de nous, qu'il s'agisse de fournir les meilleures pratiques, une consultation professionnelle ou des outils et ressources pour les entreprises. Contactez votre représentant du service à la clientèle si vous avez besoin d'aide.

Coordonnées
Assistance aux clients : 1-800-265-5158
Pour plus d'options de service à la clientèle, visitez notre site en ligne.

Nos partenaires sont là pour vous aider
Voici des liens vers les ressources et les outils de nos partenaires stratégiques que vous pouvez utiliser pour aider votre entreprise à faire face à la COVID-19 :

Webinaire: Assurez-vous que votre entreprise est prête

Il est essentiel de couvrir tous les aspects importants de la préparation aux crises. Découvrez les erreurs les plus courantes et la manière de les éviter dans cette webdiffusion à laquelle participe l'experte Melissa Agnes, créatrice du modèle Crisis ReadyTM et auteur de Crisis Ready : Building an Invincible Brand in an Uncertain World.

  • Comment pouvez-vous anticiper et atténuer différentes catégories de risques et préparer votre entreprise à faire face à ces risques?
  • Comment positionner votre entreprise en tant que leader et renforcer les relations pendant une crise?

(Ce webinaire n’est offert qu’en anglais.)